Personalisierten Outreach skalieren

‍Outbound skalieren - ohne das Team zu vergrößern

Soft.fact bietet eine innovative HR-Software für Human Skills Analytics, die Unternehmen, Teams und Einzelpersonen dabei unterstützt, ihr Potenzial voll auszuschöpfen. Um ihre ambitionierten Wachstumsziele zu erreichen, stand Soft.fact vor der Herausforderung, ihre Outbound-Aktivitäten signifikant zu verstärken, ohne das bereits bestehende Vertriebsteam zu vergrößern.

Soft.fact erkannte schnell, dass der Erfolg im Outbound nicht nur von der Anzahl der Kontakte abhängt, sondern von der gezielten Ansprache der richtigen Personen mit relevanten Botschaften. Drei zentrale Herausforderungen bestimmten die Ausgangssituation:

1. Identifikation geeigneter Ansprechpartner: Wer sind die richtigen Personen innerhalb eines Unternehmens, um effektiv über Human Skills Analytics zu sprechen?
2. Verständnis der Unternehmensherausforderungen: Soft.fact musste herausfinden, ob potenzielle Kunden gerade mit Herausforderungen wie Entlassungen, Neueinstellungen oder der Optimierung von HR-Prozessen konfrontiert sind.
3. Manuelle Prozesse: Der bisherige Multi-Channel Ansatz erforderte zahlreiche manuelle Schritte von soft.facts Vertriebsteam – von der Identifikation von Target Accounts bis hin zur mehrstufigen Ansprache über LinkedIn, E-Mail und Telefon.

Bisherige Ansätze

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, beauftragte Soft.fact zunächst eine externe Agentur. Doch trotz dieser Investition blieben die Ergebnisse hinter den Erwartungen zurück. Die Agentur konnte weder die passenden Ansprechpartner identifizieren noch die relevanten Touchpoints erfolgreich aufbauen. Dies machte klar, dass ein neuer Ansatz notwendig war.

Anforderungen an die Lösung

Die ideale Lösung sollte Soft.fact in die Lage versetzen, ihre Outbound-Strategie effektiv zu skalieren, ohne die internen Ressourcen zu überlasten. Dabei standen folgende Punkte im Fokus:

• Automatische Identifikation: Die Software musste in der Lage sein, potenzielle Ansprechpartner sowie deren spezifische Herausforderungen im HR-Bereich zu identifizieren.
• Unterstützung für mehrstufigen Outreach: Es mussten Daten bereitgestellt werden, um potenzielle Kunden über LinkedIn, E-Mail und Telefon in mehreren Stufen zu erreichen.
• Automatisierte Touchpoints: LinkedIn und E-Mail sollten effizient genutzt werden, um skalierbare und gleichzeitig personalisierte Kontaktpunkte zu schaffen.
• Integration in bestehende Workflows: Die Lösung sollte sich nahtlos in den bestehenden Outreach-Workflow von Soft.fact integrieren, der bereits auf HubSpot basiert.

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Mit der Implementierung von Venta konnte Soft.fact eine umfassende und automatisierte Lösung für ihre Outbound-Strategie realisieren. Venta erfüllte alle Anforderungen und brachte folgende konkrete Vorteile:

• Passende Firmen identifizieren: Venta fand gezielt Unternehmen, die den definierten Anforderungen von Soft.fact entsprachen, beispielsweise bayrische KMUs mit niedrigen Kununu-Bewertungen.

• Ansprechpartner finden: Die Software identifizierte relevante Entscheider wie CHROs oder Heads of HR, die für die Angebote von Soft.fact von Interesse waren, und erfasste gleichzeitig wichtige Daten für den Multi-Channel-Outreach wie LinkedIn-Profile, E-Mail-Adressen und Telefonnummern.

• Herausforderungen analysieren: Venta recherchierte Informationen über die aktuellen Herausforderungen der Zielunternehmen bereit, wie beispielsweise Entlassungen oder Neueinstellungen.

• Automatisierte Touchpoints: Die ersten beiden Kontaktpunkte – über LinkedIn und E-Mail – wurden mit Hilfe von Venta generierte personalisierter Ansprachen effizient automatisiert, was die Skalierbarkeit der Ansprache deutlich erhöhte.

• Integration in HubSpot: Venta integrierte sich nahtlos in den bestehenden Workflow von Soft.fact, indem es Firmen, Kontakte und passende nächste Schritte direkt in HubSpot anlegte. So konnte das Sales-Team ohne zusätzlichen administrativen Aufwand auf die generierten Daten zugreifen und die Kommunikation fortsetzen.

Bereits in den ersten zwei Monaten konnte Soft.Fact mit Hilfe von Venta beeindruckende Ergebnisse in ihrem Outbound erzielen:

• Zeitersparnis: Über 500 Unternehmen und 1.000 Kontakte wurden automatisch von Venta recherchiert und mit den relevanten Informationen angereichert. Bei einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit von 10 Minuten pro Kontakt ergab dies eine monatliche Zeitersparnis von 167 Stunden.
• Automatisierte Touchpoints: Pro Monat wurden mehr im Schnitt mehr als 1.000 personalisierte Touchpoints über Venta per E-Mail und LinkedIn erzeugt.
• Hohe Rücklaufquote: 10 % der kontaktierten Personen reagierten bereits auf einen der ersten beiden Touchpoints.
• Perfekte Integration: Dank der nahtlosen HubSpot-Integration hatte das Sales-Team stets genug Aufgaben, um die Pipeline kontinuierlich zu füllen und das Wachstum zu unterstützen.

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